Version 9 et logiciels de caisse sécurisés

La version 9 de Vétocom sera disponible à partir du 1er janvier 2018. Cette évolution majeure de Vétocom permet de répondre, entre autre, aux évolutions de la législation concernant les logiciels de caisse certifiés.

Qui est concerné ?

Cette loi a été instaurée initialement par l’article 88 de la loi de finances 2016. Elle est actuellement modifiée par l’article 46 de la loi de finance 2018 et entrera en vigueur au 1er janvier 2018. L’objectif de cette loi est de lutter contre la fraude à la TVA.

Ainsi, à partir du 1er janvier 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA doivent utiliser un logiciel de comptabilité ou un système de caisse sécurisé et certifié.

Vétocom V9 est conforme

La version 9 de Vétocom répond à ces nouvelles obligations.

Obligations

Cette loi instaure l’obligation pour les logiciels de garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données de transactions financières (quel que soit le mode de règlement).

Conséquences

• Inaltérabilité : les données financières renseignées doivent être conservées dans leur état d’origine et toute opération de modification doit être enregistrée. Une erreur de saisie doit obligatoirement être corrigée par une facturation complémentaire ou un avoir. Dès lors qu’un mode de règlement est saisi dans le logiciel, le document financier devient obligatoirement une facture.
• Sécurisation : Les données relatives à la facturation sont aussi signées numériquement.
• Conservation : Le logiciel doit contrôler que les clôtures annuelles (déjà obligatoires) sont bien effectuées. Ainsi, si la clôture n’est pas effectuée, désormais le logiciel bloquera toute nouvelle saisie. Les données doivent être conservées pendant six ans (attention cela veut dire que vous devez bien sûr sauvegarder et conserver ces données en lieu sûr).
• Archivage : le logiciel doit permettre d’archiver, dater les documents et d’en garantir un accès aisé à l’administration fiscale. La version 9 vous permet, en plus de la production du FEC, de produire une archive fiscale conforme à cette nouvelle norme. L’archive fiscale est elle aussi signée numériquement afin de garantir son intégrité. La conservation et la sauvegarde de cette archive reste en revanche de votre responsabilité.

Attention, même si les modifications de factures ont toujours été impossibles dans Vétocom, l’aspect signature des enregistrements — entre autre — a pour conséquence que les versions antérieures (version 8 par exemple) ne sont pas conformes à ces nouvelles normes. Vous devez impérativement prévoir une mise à jour en version 9.

Risques

Une entreprise qui n’utiliserait pas un logiciel conforme à partir du 1er janvier 2018 est passible, en cas de contrôle inopiné, d’une amende de 7500EUR par logiciel concerné. L’entreprise doit alors se mettre en conformité dans un délai de 60 jours. Au delà de ce délai l’entreprise qui ne serait toujours pas en conformité s’expose à nouveau à la même amende.

Mise à jour

Un certain nombre de traitements de migration sur la base de donnée rendent cette mise à jour plus longue que les précédentes. Il sera préférable de prévoir en fonction de votre matériel et de la taille de votre base de donnée une durée entre 15mn (machine performante, disque SSD, taille de base de donnée inférieure à 500Mo) et 3 heures (machine lente, disque dur « classique », base de donnée supérieure à 1Go). Ces échelles de temps ne sont qu’informatives et dépendent de nombreux facteurs.

Notre support reste disponible pour vous aider ou répondre à vos questions à ce sujet. Pour de simples questions sans urgence, n’hésitez pas à nous contacter par courriel. Pour programmer une mise à jour, n’hésitez pas à prendre rendez-vous afin de nous permettre de minimiser votre attente.